Transkrypcja a RODO: nagrania z danymi osobowymi

Głos sam w sobie może identyfikować osobę, a treść wypowiedzi zwykle dodaje kolejne identyfikatory: imię, stanowisko, nazwę pracodawcy, opis sytuacji. Jeśli rozmówcę da się rozpoznać — bezpośrednio albo po zestawieniu z innymi informacjami — nagranie podlega RODO. Szczególną ostrożność wymuszają dane z art. 9: informacje o zdrowiu, poglądach politycznych, religii czy orientacji seksualnej, których przetwarzanie jest co do zasady zakazane i wymaga odrębnej przesłanki, na przykład wyraźnej zgody.

• Wywiad z pacjentem o przebiegu leczenia — dane o zdrowiu (art. 9), najwyższy rygor.
• Rozmowa wyjaśniająca w dziale HR — dane pracownika, często także dane osób trzecich wymienianych w rozmowie.
• Badanie fokusowe — dane wszystkich uczestników; przy rekrutacji warto od razu zebrać zgody.
• Rozmowa z gościem podcastu — dane osobowe gościa; publikacja to odrębne przetwarzanie, na które potrzebujesz podstawy.

RODO nie zakazuje nagrywania — wymaga, by przetwarzanie miało podstawę z art. 6 ust. 1. W praktyce najczęściej wchodzą w grę: zgoda rozmówcy (lit. a), niezbędność do wykonania umowy (lit. b) oraz prawnie uzasadniony interes administratora (lit. f) — ten ostatni wymaga testu równowagi: czy Twój interes nie jest nadrzędny wobec praw osoby nagrywanej. Do tego dochodzi obowiązek informacyjny z art. 13–14: uczestnicy powinni wiedzieć, że rozmowa jest nagrywana, w jakim celu i jak długo zapis będzie przechowywany.

Osobna kwestia to nagrywanie własnych rozmów bez uprzedzenia. W Polsce nagranie rozmowy, w której samemu się uczestniczy, co do zasady nie jest przestępstwem z art. 267 Kodeksu karnego — ale to nie wyłącza obowiązków z RODO, gdy nagranie zawiera dane osobowe innych osób, ani ryzyk cywilnoprawnych związanych z dobrami osobistymi. Potajemne nagrywanie osób trzecich to prawnie znacznie ryzykowniejsza sytuacja. W razie wątpliwości: uprzedź rozmówców i odnotuj to na początku nagrania.

Gdy wysyłasz nagranie do usługi transkrypcji — biura, freelancera czy narzędzia AI — dostawca przetwarza dane osobowe w Twoim imieniu i staje się podmiotem przetwarzającym. Art. 28 RODO wymaga wtedy umowy powierzenia (może być zawarta elektronicznie, np. przez akceptację regulaminu i polityki przetwarzania), która określa przedmiot, czas, charakter i cel przetwarzania oraz obowiązki stron.

• Udokumentowane polecenia: dostawca przetwarza nagranie wyłącznie w celu wykonania transkrypcji, nie do własnych celów.
• Poufność: osoby mające dostęp do danych są zobowiązane do zachowania tajemnicy.
• Bezpieczeństwo (art. 32): szyfrowanie transmisji, kontrola dostępu, przechowywanie w prywatnym magazynie.
• Podprocesorzy: wiesz, kto jeszcze uczestniczy w przetwarzaniu (np. dostawca infrastruktury albo modelu ASR).
• Transfery poza EOG (rozdział V): sprawdź, gdzie fizycznie trafiają pliki i na jakiej podstawie prawnej.
• Zakończenie: usunięcie lub zwrot danych po wykonaniu usługi, na Twoje żądanie.

Zasada ograniczenia przechowywania (art. 5 ust. 1 lit. e RODO) mówi wprost: dane trzymasz nie dłużej, niż wymaga tego cel. W praktyce oznacza to zapisaną w polityce retencji regułę, np. „audio kasujemy po opracowaniu transkryptu, transkrypt po publikacji materiału”. Nagranie surowe zwykle przestaje być potrzebne szybciej niż tekst.

Tak działa to w skryba.ai: pliki trafiają do prywatnego magazynu Cloudflare R2, nagrania anonimowe wygasają automatycznie, a na koncie możesz włączyć automatyczne usuwanie audio po 1, 7 albo 30 dniach — transkrypt zostaje, dopóki sam go nie usuniesz. Nagranie i całe konto usuniesz w każdej chwili, a kopię swoich danych pobierzesz z ustawień. Szczegóły, w tym listę podmiotów, którym powierzane są dane, opisuje polityka prywatności.

Przewiń tabelę w bok, aby zobaczyć pozostałe kolumny.

Przeczytaj politykę prywatności skryba.ai

Wypróbuj transkrypcję z automatyczną retencją nagrań